Viện Kế toán hướng dẫn kê khai BHXH điện tử trên cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam
I. Vì sao doanh nghiệp cần nắm rõ cách kê khai BHXH điện tử?
Hiện nay, kê khai BHXH điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và quản lý thông tin người lao động minh bạch, đúng luật.
Với nhiều năm kinh nghiệm, Viện Kế Toán hỗ trợ doanh nghiệp kê khai BHXH điện tử đúng quy định, xử lý lỗi phát sinh, tránh vi phạm hành chính và xây dựng hệ thống quản lý lao động – tiền lương chuyên nghiệp, hiệu quả.
II. Tổng quan về Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam
Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam là nền tảng trực tuyến chính thức giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện thủ tục BHXH nhanh chóng, minh bạch, thay thế dần hồ sơ giấy, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Qua cổng này, doanh nghiệp có thể đăng ký tham gia BHXH, báo tăng/giảm lao động, điều chỉnh mức đóng, tra cứu kết quả… với chữ ký số, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật dữ liệu.
Viện Kế Toán đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký, kê khai, xử lý lỗi thường gặp trên cổng BHXH điện tử, giúp hoàn tất hồ sơ đúng quy định, đúng hạn và hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt.
III. Hướng dẫn kê khai BHXH điện tử từng bước chi tiết từ Viện Kế Toán
Để giúp doanh nghiệp thực hiện kê khai BHXH điện tử nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật, Viện Kế Toán đã xây dựng quy trình hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu cho cả những đơn vị mới bắt đầu. Việc nắm vững từng bước trong quy trình kê khai không chỉ giúp doanh nghiệp tránh sai sót mà còn đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam.
1. Chuẩn bị trước khi kê khai BHXH điện tử
Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết để quá trình kê khai BHXH diễn ra thuận lợi:
· Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử tại trang web chính thức của BHXH Việt Nam: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.
· Cài đặt phần mềm ký số và đảm bảo chữ ký số của doanh nghiệp còn hiệu lực.
· Kiểm tra kết nối Internet và trình duyệt tương thích (khuyến nghị sử dụng Chrome hoặc Edge).
· Chuẩn bị dữ liệu người lao động (mã số BHXH, thông tin cá nhân, mức lương đóng BHXH).
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi kê khai sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh lỗi kỹ thuật trong quá trình nộp hồ sơ.
2. Các bước thực hiện kê khai BHXH điện tử
Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành kê khai BHXH điện tử theo quy trình hướng dẫn chi tiết của Viện Kế Toán như sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
· Truy cập Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký.
Bước 2: Chọn loại hồ sơ cần kê khai
· Lựa chọn loại tờ khai phù hợp như: báo tăng lao động, báo giảm lao động, điều chỉnh đóng BHXH hoặc nộp hồ sơ bổ sung.
Bước 3: Nhập thông tin và đính kèm hồ sơ
· Nhập dữ liệu theo biểu mẫu điện tử quy định.
· Đính kèm các file liên quan như hợp đồng lao động, bảng lương hoặc giấy ủy quyền (nếu có).
Bước 4: Ký số và nộp hồ sơ điện tử
· Sử dụng chữ ký số để xác nhận thông tin.
· Nhấn “Gửi hồ sơ” để hoàn tất bước kê khai.
Bước 5: Theo dõi phản hồi từ cơ quan BHXH
· Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tiếp nhận và phản hồi kết quả.
· Doanh nghiệp có thể tra cứu trạng thái xử lý hồ sơ trực tiếp trên cổng BHXH điện tử.
Quy trình này đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí nhân sự.
3. Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi kê khai BHXH điện tử
Trong quá trình kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp thường gặp một số lỗi phổ biến như nhập sai mã số BHXH, sai định dạng tệp đính kèm, hoặc ký sai loại hồ sơ. Để hạn chế tình trạng này, Viện Kế Toán khuyến nghị:
· Kiểm tra kỹ thông tin nhân sự trước khi nhập liệu.
· Đảm bảo chữ ký số hoạt động ổn định.
· Lưu lại bản sao điện tử của toàn bộ hồ sơ sau khi nộp để đối chiếu khi cần thiết.
· Cập nhật thường xuyên các mẫu kê khai BHXH mới nhất theo quy định của cơ quan BHXH.
Với sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia của Viện Kế Toán, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn thực hành trực tiếp, xử lý nhanh các lỗi phát sinh và đảm bảo hồ sơ kê khai BHXH được duyệt ngay trong lần đầu tiên.
Việc thực hiện đúng quy trình kê khai BHXH điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn góp phần hiện đại hóa công tác quản lý nhân sự, kế toán và bảo hiểm. Đây là bước quan trọng để xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả trong thời kỳ số hóa.
Nếu bạn là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang quan tâm, hãy cập nhật ngay quy định mới, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và đừng ngần ngại liên hệ Viện Kế Toán để được tư vấn chi tiết, tránh rủi ro và tối ưu lợi ích thuế cho công ty của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Văn phòng: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Hotline: 0916 636 419
Fanpage: Viện Kế Toán Việt Nam - www.vienketoan.vn
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói
