Thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới nhất áp dụng từ 01/6/2025

Từ ngày 01/6/2025, quy định về thời điểm lập hóa đơn sẽ chính thức áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những thay đổi này nhằm làm rõ hơn nghĩa vụ lập hóa đơn, hạn chế sai sót và tối ưu hóa công tác quản lý thuế.
Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ thời điểm lập hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể, từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến các hoạt động đặc thù như bất động sản, viễn thông, xây dựng…

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa

Hoạt động bán hàng hóa là một trong những nghiệp vụ phổ biến nhất trong kinh doanh. Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa được xác định như sau:

Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.

Trường hợp xuất khẩu hàng hóa:

Đối với hoạt động xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn được linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn vào ngày làm việc kế tiếp sau khi hàng hóa được thông quan. Điều này áp dụng cho cả hoạt động gia công xuất khẩu – lĩnh vực đang phát triển mạnh tại Việt Nam.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Cung cấp dịch vụ là hoạt động có thời gian thực hiện kéo dài và khó xác định thời điểm hoàn thành cụ thể nếu không có quy trình rõ ràng. Do đó, quy định mới đã phân biệt rõ giữa trường hợp đã hoàn thành dịch vụ và trường hợp thu tiền trước.

Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ:

Nếu doanh nghiệp thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, hóa đơn cần được lập ngay tại thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, một số dịch vụ đặc thù như kiểm toán, tư vấn tài chính, thiết kế kỹ thuật… không yêu cầu lập hóa đơn khi nhận tạm ứng hoặc đặt cọc, trừ khi đã hoàn thành dịch vụ.

Cung cấp dịch vụ theo từng phần:

Với các dự án hoặc hợp đồng dài hạn, dịch vụ được giao theo từng phần, thì mỗi phần bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng, tương ứng với giá trị đã hoàn thành.

3. Thời điểm lập hóa đơn với một số trường hợp đặc thù

Một số lĩnh vực đặc thù như điện, nước, viễn thông, bảo hiểm, xăng dầu… thường có phương thức thanh toán định kỳ hoặc phụ thuộc vào đối soát dữ liệu. Vì vậy, Nhà nước đã cho phép thời điểm lập hóa đơn linh hoạt hơn, tùy theo tính chất của từng ngành nghề.

a. Trường hợp cần đối soát dữ liệu:

Áp dụng với dịch vụ phát sinh thường xuyên và số lượng lớn như điện lực, vận tải, ngân hàng, logistics...

Thời điểm lập hóa đơn: Khi hoàn thành đối soát dữ liệu nhưng không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày sau kỳ quy ước giữa các bên.

b. Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin:

Các dịch vụ phải có đối soát nội bộ về số lượng, cước phí nên thời gian lập hóa đơn có thể trễ tối đa 2 tháng kể từ thời điểm phát sinh.

c. Bán thẻ cào, phí hòa mạng:

Do đặc thù không có thông tin khách hàng ngay lập tức, hóa đơn được lập tổng hợp cuối ngày hoặc cuối kỳ, nếu khách không yêu cầu.

d. Xây dựng, bất động sản:

Là lĩnh vực chịu nhiều rủi ro về thời gian bàn giao nên quy định mới rất rõ ràng:

e. Vận tải, bảo hiểm qua đại lý:

Lập hóa đơn sau khi đối soát nhưng không quá ngày 10 của tháng tiếp theo.

f. Dịch vụ vận tải hành khách (taxi):

Lập hóa đơn ngay sau khi kết thúc chuyến đi.

g. Khám chữa bệnh, ăn uống, bán lẻ:

Lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày. Nếu khách hàng yêu cầu, phải lập hóa đơn riêng lẻ tại thời điểm phát sinh giao dịch.

h. Hoạt động tài chính – ngân hàng:

• Cho vay: Lập hóa đơn khi thu lãi hoặc thu trước hạn.

• Ngoại tệ: Lập hóa đơn khi hoàn thành giao dịch đổi tiền.

i. Ngành năng lượng – xăng dầu:

Lập hóa đơn sau khi xác định được số lượng, khối lượng, giá bán nhưng không quá cuối kỳ kê khai thuế. Riêng bán xăng dầu cho cá nhân, được lập tổng hợp hoặc theo yêu cầu người mua.

4. Lưu ý dành cho doanh nghiệp

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ tránh rủi ro bị xử phạt mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác kế toán – thuế. Từ 01/6/2025, doanh nghiệp nên:

• Rà soát lại quy trình nội bộ để đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời điểm;

• Đào tạo nhân viên kế toán, bán hàng về quy định mới;

• Áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng đối soát tự động;

• Theo dõi sát sao các hoạt động có tính chất đặc thù như hợp đồng dài hạn, dịch vụ thu tiền trước, hoặc xuất khẩu.

Kết luận

Từ 01/6/2025, thời điểm lập hóa đơn không còn là một nghiệp vụ kế toán đơn giản mà trở thành nội dung quan trọng trong quản trị thuế doanh nghiệp. Các tổ chức, cá nhân kinh doanh cần hiểu rõ và áp dụng chính xác để đảm bảo tuân thủ pháp luật, hạn chế sai sót và xử phạt hành chính.
 

Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói