02 Trường Hợp Được Mua Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Đặt In

Trong bối cảnh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh vẫn còn thắc mắc liệu có trường hợp nào được phép sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành hay không. Theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, pháp luật vẫn cho phép sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in trong một số trường hợp đặc biệt.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết 02 trường hợp được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, thủ tục đề nghị mua, và cách xử lý khi hóa đơn này không còn tiếp tục được sử dụng.

Khái Niệm Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Đặt In

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn giấy được in và phát hành trực tiếp bởi cơ quan thuế. Đây không phải là loại hóa đơn phổ biến hiện nay, bởi định hướng chung là áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để hỗ trợ một số đối tượng đặc thù, pháp luật vẫn cho phép mua và sử dụng hóa đơn này.

Cụ thể, cơ quan thuế bán hóa đơn giấy cho các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng đủ điều kiện theo quy định.

1. 02 Trường Hợp Được Mua Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Đặt In

Căn cứ Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng sau đây được mua hóa đơn giấy từ cơ quan thuế:

Trường Hợp Thứ Nhất: Không Đủ Điều Kiện Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có khả năng giao dịch điện tử với cơ quan thuế, không có hạ tầng công nghệ thông tin, thiếu phần mềm kế toán hoặc phần mềm lập và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.

Nhóm đối tượng này bao gồm:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ và cá nhân kinh doanh hoạt động tại khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính, ngoại trừ các doanh nghiệp đang hoạt động tại khu kinh tế, khu công nghiệp hoặc khu công nghệ cao.

Lưu ý quan trọng:
Các đối tượng này chỉ được phép mua hóa đơn giấy tối đa trong 12 tháng. Sau khoảng thời gian đó, cơ quan thuế sẽ triển khai giải pháp để hỗ trợ họ chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Khi đã chuyển đổi, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã (nếu đáp ứng điều kiện).

Trường Hợp Thứ Hai: Hệ Thống Cấp Mã Hóa Đơn Điện Tử Bị Sự Cố

Trong một số thời điểm, hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan thuế có thể gặp sự cố, khiến việc cấp mã hóa đơn điện tử bị gián đoạn. Khi đó, để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị đình trệ, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh được phép tạm thời mua và sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Thủ Tục Đề Nghị Mua Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Đặt In

Để mua hóa đơn giấy từ cơ quan thuế, tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh cần thực hiện thủ tục theo quy định. Thông thường, quy trình bao gồm:

Nộp đơn đề nghị mua hóa đơn: Người nộp thuế gửi văn bản đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành, trong đó ghi rõ lý do thuộc một trong hai trường hợp nêu trên.
Cơ quan thuế tiếp nhận và xem xét: Sau khi kiểm tra thông tin và xác định đối tượng đủ điều kiện, cơ quan thuế sẽ bán số lượng hóa đơn phù hợp.
Thanh toán và nhận hóa đơn: Người nộp thuế nộp tiền mua hóa đơn và nhận hóa đơn giấy để sử dụng hợp pháp.

Quy định cụ thể về biểu mẫu, hồ sơ chi tiết và thời gian giải quyết được hướng dẫn trong phụ lục kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Xử Lý Hóa Đơn Mua Của Cơ Quan Thuế Trong Trường Hợp Không Tiếp Tục Sử Dụng

Pháp luật cũng có quy định rõ ràng về việc xử lý hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành khi người nộp thuế không còn nhu cầu sử dụng. Theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), có 03 tình huống chính:

Trường Hợp 1: Ngưng Sử Dụng Mã Số Thuế

Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngừng sử dụng mã số thuế, họ phải dừng ngay việc sử dụng hóa đơn giấy chưa sử dụng.

Trường Hợp 2: Cơ Quan Thuế Ra Thông Báo Hết Giá Trị Sử Dụng

Nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp hoặc cá nhân không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký hoặc tự ý ngừng kinh doanh, cơ quan thuế có quyền ra thông báo về việc các hóa đơn chưa lập sẽ không còn giá trị sử dụng.

Trường Hợp 3: Chuyển Đổi Sang Hóa Đơn Điện Tử

Khi doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử, họ phải tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn theo đúng quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc tiêu hủy phải có biên bản và tuân thủ đúng quy trình pháp luật.

Kết Luận

Người nộp thuế cần lưu ý, nếu không còn sử dụng hóa đơn giấy, phải tiêu hủy hoặc chấm dứt sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế, tránh rủi ro vi phạm pháp luật. Với các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh, việc nắm rõ quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in sẽ giúp quá trình kinh doanh minh bạch, tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời thuận lợi hơn trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong tương lai.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói