Thủ Tục Thay Đổi Tên Công Ty

Thay đổi tên công ty là một trong những bước quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Nhưng để nắm rõ được những điều kiện và các thủ tục cần chuẩn bị cho việc thay đổi tên không phải đơn giản đối với những người không am hiểu về luật.
 

Thủ tục thay đổi tên công ty

 

Bước 1: Doanh nghiệp kiểm tra tên công ty dự kiến thay đổi có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc.
Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty gồm:
- Thông báo thay đổi tên công ty
- Quyết định của đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi tên công ty, có chữ ký của chủ tịch hội đồng quản trị.
- Biên bản họp về việc thay đổi tên công ty của Đại hội đồng cổ đông có chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc có chữ ký các cổ đông dự họp.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
- Xuất trình bản chính Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh hoặc bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi tên công ty tới Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
Lưu ý: Kết quả giải quyết có hai loại: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với hồ sơ hợp lệ và được chấp thuận hoặc Thông báo bổ sung đối với hồ sơ chưa hợp lệ cần sửa đổi bổ sung.

Điều kiện cần có để thay đổi tên công ty

 

- Trường hợp thay đổi tên công ty/doanh nghiệp thì tên mới phải không trùng hoặc gây nhầm lẫn hoặc vi phạm các điều cấm của Luật doanh nghiệp.
- Tên tiếng Việt của công ty/doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:
- Loại hình doanh nghiệp. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân;
- Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
- Tên công ty/doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của công ty/doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
- Trường hợp công ty/doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của công ty/doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty/doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của công ty/doanh nghiệp hoặc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do công ty/doanh nghiệp phát hành.
- Tên viết tắt của công ty/doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên viết bằng tiếng nước ngoài.

Thủ tục sau khi thay đổi tên công ty

 

Sau khi có kết quả thay đổi tên công ty, công ty còn phải thực hiện các thủ tục sau để hoàn tất quy trình thay đổi tên công ty:

1. Thay đổi con dấu công ty

Do nội dung con dấu của công ty bao gồm tên công ty và mã số công ty. Vì vậy, khi thay đổi tên công ty thì con dấu pháp nhân của công ty cũng phải thay đổi. Sau khi tạo con dấu mới, công ty phải thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở trước khi sử dụng.

2. In ấn lại hóa đơn giá trị gia tăng VAT

Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên công ty cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có tên của công ty.
Cách 1: Đóng dấu mới vào hóa đơn và thông báo thay đổi mẫu hóa đơn đặt in cho cơ quan thuế.
- Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu công ty vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
- Trường hợp công ty khi thay đổi tên thông báo phát hành số lượng hóa đơn còn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn).
Cách 2: Thông báo hủy hóa đơn cũ còn tồn đọng, đặt in hóa đơn mới và thông báo sử dụng mẫu hóa đơn mới cho cơ quan thuế.

3. Thông báo việc thay đổi với cơ quan có liên quan 

Các cơ quan có liên quan bao gồm: Thuế, Ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành …

4. Các tài sản đăng ký sở hữu bởi công ty cũng phải thay đổi theo tên mới.

- Đối với giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe: xem thủ tục tại Điều 14 Thông tư 15/2014/TT-BCA.
- Đối với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Xem thủ tục tại Khoản 4 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT, Khoản 3, Điều 12 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Hi vọng sau bài viết trên quý doanh nghiệp có thể nắm rõ thủ tục thay đổi tên công ty cũng như những điều kiện cần có để thay đổi tên công ty chính xác và hiệu quả hơn.