Hóa Đơn Điện Tử - Những Điều Cần Biết

Đối với các doanh nghiệp hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn rất mới. Vậy cụ thể, hóa đơn điện tử là gì? Phân loại hóa đơn điện tử như thế nào? Nội dung nào cần có trên hóa đơn điện tử? Đâu là đối tượng sử dụng của hóa đơn điện tử? Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Mời các bạn tìm hiểu rõ về hóa đơn điện tử với bài viết dưới đây.

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, là giải pháp toàn diện thời công nghệ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác, gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Nội dung trên hóa đơn điện tử

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
Tổng số tiền thanh toán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế

Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử

Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ
Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh
Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử
Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.

Thời điểm áp dụng hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Từ ngày 01/11/2020:

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT, HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Cũng từ ngày này Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:

Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.
Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng HĐĐT thì phải áp dụng HĐĐT. Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng HĐĐT thì được phép sử dụng Hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010.
Trường hợp doanh nghiệp đã đặt in; thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn in tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định của Nghị định 51/2010.

Trước ngày 01/11/2018:

Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành HĐĐT hoặc đăng ký sử dụng HĐĐT của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

Đây là những điều cần biết về hóa đơn điện tử. Hi vọng sau khi đọc bài viết, bạn có thể hiểu hóa đơn điện tử là gì và nên lưu ý những gì khi dùng hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với doanh nghiệp.