Vì sao doanh nghiệp bắt buộc có chữ ký số ?

Đầu tiên, chữ ký số là gì ?

Căn cứ khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực:

"Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Chữ ký số là gì ?

Hiểu một cách đơn giản hơn. Chữ ký số (Token) là một thiết bị được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của một cá nhân/doanh nghiệp. Nó được dùng thay cho chữ ký trên các loại tài liệu và văn bản số thực hiện đối với các giao dịch điện tử.

Cấu tạo của token

Dựa trên công nghệ mã hóa công khai: Mỗi đơn vị kinh doanh sẽ có cặp khóa (key pairs) - một khóa bí mật (private key) & một khóa công khai (public key).

“Khóa bí mật” (Private Key): Là một khóa để tạo Token

“Khóa công khai” (Public Key): Là một khóa dùng để kiểm tra Token.

“Người ký”: thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình.

“Người nhận”: tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký. Sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra Token ở thông điệp dữ liệu nhận được..

“Ký số”: việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm. Từ đó tự động tạo và gắn Token vào thông điệp dữ liệu nào đó.

Chữ ký số có những chức năng gì?

Những chức năng nổi bật

Có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay đối với cá nhân. Còn đối với doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương như con dấu doanh nghiệp. Và những chức năng khác:
Thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch điện tử trên môi trường số. Ví dụ: Thanh toán online, ký hợp đồng điện tử, đóng bảo hiểm, chuyển tiền trực tuyến,...
Dùng trong các giao dịch thư điện tử. Khách hàng xác nhận người gửi thư. Ký vào các email để đối tác.
Sử dụng cho các dịch vụ chính phủ điện tử. Như là ký số khi xin xác nhận của cơ quan nhà nước hay làm thủ tục hành chính.
Sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến. Nộp BHXH hoặc khai báo với cơ quan hải quan. Chứng khoán điện tử, giao dịch ngân hàng,...

Những lợi ích tuyệt vời của việc sở hữu chữ ký số

Đảm bảo được tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Token đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tính pháp lý của các tài liệu điện tử. Bởi nó có khả năng xác định danh tính của tác giả. Từ đó đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Trong giao dịch điện tử, sử dụng chữ ký số được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử. Hiện nay, phương thức duy nhất để xác định tính pháp lý của văn bản điện tử là chữ ký số.

Những lợi ích tuyệt vời của chữ ký số

Thông tin của doanh nghiệp đảm bảo an toàn và bảo mật

Trong quá trình ký số được thực hiện, công nghệ này tạo ra sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Từ đó, khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Chữ ký số còn sử dụng một loại hàm băm đặc biệt. Điều này đảm bảo chỉ có người nhận văn bản mới có thể mở. Từ đó, đảm bảo bên thứ 3 không thể tác động đến tài liệu, văn bản đã ký.

Khả năng giả mạo bị ngăn chặn triệt để

Việc tạo ra một cái khác có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần và giống hoàn toàn với chữ ký số đang sử dụng là bất khả thi. Theo nghiên cứu của các chuyên gia, khả năng giả mạo chữ ký tay có thể lên đến 55-70%. Trong khi đó, khả năng giả mạo chữ ký số là vô cùng thấp.

Chi phí, thời gian được tiết kiệm nhiều hơn

Chữ ký số giúp làm giảm công sức và thời gian xử lý giấy tờ cho kế toán cũng như doanh nghiệp. Văn bản điện tử có thể được ký hàng loạt ngay trên máy tính và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng… thay vì phải in tài liệu, lưu trữ và ký tay từng văn bản. Thậm chí người ký còn có thể ký từ xa. Bằng khả năng phân quyền sử dụng cho các phòng ban, bộ phận công ty, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian tối ưu để xử lý sổ sách.